文件立卷是什么意思

以文件立卷是一种文件管理方法,意思是将一组文件装订成册,然后将册子标上号码、日期等,存放于柜架上,并建立档案目录或文件清单。这种方法适用于需长期保留的文件,其优点是易于查阅、管理和保存。

文件立卷的具体过程一般分为以下几个步骤：

1. 整理文件：将需要存档的文件进行归类、分类、整理,筛选出需要保留的文件。

2. 按照文件逐一编制文件编号：给每个文件都编制唯一的编号,方便查找和管理。

3. 将文件装订成册：将同一类别的文件依据编号装订成册。

4. 签章归档：对文件册进行签章和日期标注,并归档于柜架上,建立档案目录或者文件清单,方便随时查阅。

5. 定期整理文件：定期清理档案,排除过时文件,确保文件的新鲜性和正确性。

文件立卷是一种非常有效的档案管理方法,广泛应用于各个行业和领域。它具有以下几个显著的优点：

1. 查找方便：通过档案目录或文件清单,可随时查阅需要的文件,极大地提高了工作效率。

2. 维护有序：文件立卷统一管理,文件的编号、归档、整理都有固定的方法和标准,保证了文件的有序性。

3. 节省空间：通过文件立卷,文件整齐存放在柜架上,避免了文件散乱占用空间的问题,同时也方便了文件的保管。

4. 保密性好：采用文件立卷的方法归档文件,可以配合制定保密条例,控制机要文件的范围和查阅权限,保证文件的保密性。

总之,文件立卷是一种非常实用的文件管理方法,通过这种方法,可以管理好文件资料,提高工作效率。同时也可以避免文件散乱、易丢失的问题。